Glossar der archiv- und aktenkundlichen Begriffe

Dieses Glossar dient dazu, aktenkundliche oder archivische Fachbegriffe, die an verschiedensten Stellen dieses Onlinekurses benutzt werden, allgemeinverständlich zu erläutern. Es ist alphabetisch sortiert; kursiv gesetzte Begriffe werden ebenfalls im Glossar an anderer Stelle erläutert. Bei der Zusammenstellung der Definitionen bedienten wir uns in unterschiedlich starkem Maße der unten angeführten Literatur, die auch für eine weiterführende Lektüre empfohlen wird.

Abschrift

Schriftliche Vervielfältigung einer Vorlage, bei der die äußeren Formmerkmale des Originals über den Text hinaus nicht wiedergegeben werden.

Akte

Einheit von Dokumenten gleichen Betreffs, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit entstehen. Dazu gehört internes Schriftgut wie Aktenvermerke, Verfügungen und Konzepte oder Durchschläge mit Absendevermerken von Ausgängen sowie externes Schriftgut wie fremde Ausfertigungen mit Eingangsvermerken.

Heute stellt in der Regel der nach Aufgabenbereichen untergliederte Aktenplan das zentrale Hilfsmittel bei der Formierung von Akten dar, in manchen Verwaltungen werden Akten jedoch auch nach frei gewählten inhaltlichen Schlagworten gebildet. Liegt ein Aktenplan vor, dann werden die Akten mit Aktenzeichen sowie Aktentitel gekennzeichnet. Da eine Papierakte das Fassungsvermögen eines Aktenordners überschreiten kann, ist teilweise die Einteilung in mehrere Bände notwendig. Akten werden oftmals in weitere Gliederungselemente, die Vorgänge, unterteilt.

Aktenplan

Eine systematische, hierarchisch gegliederte Zusammenstellung der Aufgaben einer Institution in Form von Betreffen und zugehörigen Notationen, die als Ordnungsrahmen für das Registrieren und Ordnen von Dokumenten und die Bildung von Akten dient. Die hierarchische Gliederung der Betreffe erfolgt vom Allgemeinen zum Besonderen. Im Gegensatz zum Aktenverzeichnis dient der Aktenplan nur als Ordnungsrahmen und nicht dem Nachweis des tatsächlich vorhandenen Schriftgutes.

Aktenvermerk

Schriftliche Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespräche oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein können. Der Aktenvermerk wird über das Aktenzeichen auf die bearbeitete Sache bezogen und dauerhaft mit ihr verknüpft. Er hat den Zweck der Ergänzung der Kenntnisse über eine Sache.

Aktenverzeichnis

Auf Grundlage des Aktenplans angelegter und geführter Nachweis der vorhandenen, im Rahmen des Aktenplans entstandenen Akten nach Betreffseinheiten. Das Aktenverzeichnis entlastet den Aktenplan, belässt ihm seine Funktion als Planungsinstrument und hält ihn übersichtlich.

Aktenzeichen (Az.)

Kennzeichen, gebildet aus der Notation auf der untersten Gliederungsstufe des Aktenplans mit eventuellen Zusätzen, wie etwa einer Ableitung, und einer fortlaufenden Nummer der Akte innerhalb dieser Gliederungsgruppe. Das Aktenzeichen dient der Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den Akten.

Archivgut

Archivgut ist derjenige Teil der Unterlagen einer Archivbehörde, der als archivwürdig bewertet wurde. Dazu zählen z.B. Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karten, Pläne, Bilder, Filme oder Tonaufzeichnungen, einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung. Archivgut lässt sich nach seiner Entstehung in amtliches und nicht-amtliches A. unterscheiden. Letzteres wird als Sammlungsgut mitunter von A. abgegrenzt.

Archivwürdigkeit

Archivwürdigkeit als positives Ergebnis einer Bewertungsentscheidung oder als gesetzlich normierte Eigenschaft bezeichnet den bleibenden Wert von Unterlagen, die dauerhaft im Archiv aufzubewahren sind. Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, für Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung oder für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrnehmung dauerhaft aufbewahrt werden müssen.

Aufzeichnungen

Schriftlich angefertigte Notizen, Vermerke und Texte einschließlich etwaiger graphischer Zeichen und Symbole zu ihrer Modifizierung, Korrektur oder für die Vorbereitung einer weiteren Verwendung.

Ausfertigung

Überlieferungsform von Dokumenten in beglaubigter Reinschrift, die für einen oder mehrere Empfänger bestimmt ist.

Ausgang

Schreiben an externe Adressaten, meist als Antwort auf einen Eingang. Funktional gesehen besteht der Ausgang aus zwei Teilen, dem Konzept, eingebettet in eine Verfügung, und der daraufhin erstellten Ausfertigung. Die Verfügung mit dem Konzept des Ausgangs, eventuell mit Beteiligungen und Zeichnungen anderer Stellen und den Erledigungsvermerken der Kanzlei, bleibt in den eigenen Akten.

Bericht

Schriftstück, das im Rahmen von Verwaltungsressorts oder innerhalb von Behörden von einer nachgeordneten an die jeweils vorgesetzte, weisungsbefugte Stelle gerichtet wird. Der Bericht dient vor allem dazu, Informationen zu übermitteln und Entscheidungen einzuholen.

Bescheid

Schreiben einer öffentlichen Stelle oder Behörde an eine Privatperson oder nichtstaatliche Einrichtung, oft auf einen Antrag oder eine Beschwerde hin. Gegen einen Bescheid kann Widerspruch eingelegt werden.

Betreffseinheit

Unterste Stufe eines Aktenplans, deren Gliederungsnotation als Aktenplankennzeichen verwendet wird. Aus der Gliederungsnotation wird mit eventuellen Ableitungen und einer fortlaufenden Nummer innerhalb der Betreffseinheit das Aktenzeichen als Kennzeichnung einer Akte gebildet.

Bewertung

Ermittlung der archivwürdigen Teile des Schriftguts, das dem Archiv von einer Dienststelle oder Person zur Übernahme angeboten wird.

Durchschlag

Mit Kohlepapier hergestellte, meist maschinenschriftliche Kopie eines Schriftstücks. Ein Durchschlag wird z.B. als Beleg für ausgefertigte Schriftstücke in den Akten des Absenders verwendet oder anstelle einer Abschrift, wenn ein Schriftstück gleichlautend an mehrere Empfänger gerichtet werden soll.

Eingang

Fremde Ausfertigung, externes Schreiben oder interner Aktenvermerk, die in den Geschäftsgang gegeben wurden und mit den in der Geschäftsordnung dafür vorgesehenen Vermerken über das Eingangsdatum, die Zuschreibung und oft auch schon mit dem Aktenzeichen versehen werden. Der Eingang steht am Anfang eines Vorgangs, der mit dem Ausgang beendet wird.

Entwurf / Konzept

Formulierung der Entscheidung und gleichzeitig interne Fassung für das abzusendende Schreiben, die eventuell noch Korrekturen in einem Beteiligungsverfahren, z.B. in einer Mitzeichnung, erhalten kann. Der Entwurf oder das Konzept sind Bestandteil der Verfügung für die Ausfertigung des ausgehenden Schreibens. Die erledigte Verfügung mit allen Veränderungs- und Erledigungsvermerken wird zu den Akten genommen, wenn sie nicht durch einen Durchschlag oder eine Kopie der Ausfertigung ersetzt wird, etwa bei mündlichem Diktat der Schreiben.

Federführung

Verantwortliche Zuständigkeit für die Bearbeitung einer Angelegenheit von Anfang bis Ende einschließlich der Planung der Beteiligungen weiterer mitwirkender Stellen, festgelegt für ein Aufgabengebiet durch den Geschäftsverteilungsplan oder für einzelne Sachen durch die Zuschreibung auf dem Eingang.

Geschäftsgang (Gg.)

Bestimmten Vorschriften und Regelungen unterliegender Weg der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen innerhalb einer Verwaltung. Der Geschäftsgang wird durch ein auslösendes Moment (eingehendes Schreiben, Telefonanruf etc.) in Gang gesetzt und stößt bestimmte, meist in einer Registraturordnung oder Geschäftsordnung vorgeschriebene Handlungen an. Er schlägt sich in Form von Vermerken und Verfügungen im Bearbeitungsprozess auf den Dokumenten selbst nieder und trägt dadurch zur Transparenz der Handlungsabläufe innerhalb einer Verwaltung bei. Ziel eines einheitlich geregelten Geschäftsgangs ist die Nachvollziehbarkeit von Stand und Entwicklung der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Zu seinem Verlauf gehören in der Regel Eingang, Registrierung, Vergabe eines Aktenzeichens, Bearbeitung, Ausgang und Ablage.

Geschäftsordnung

Grundlegende, schriftlich fixierte Vorschrift einer Einrichtung (i.d.R. einer Behörde) für den Geschäftsgang, d.h. darüber, in welcher Reihenfolge, durch wen und mit welchen Hilfsmitteln anfallende Aufgaben zu bearbeiten sind, sowie über allgemeine Grundsätze der Arbeit und Organisation.

Geschäftsverteilungsplan

Detaillierte Aufstellung über die Aufgaben innerhalb einer Behörde sowie ihre Verteilung und Zuordnung an bestimmte Stellen oder Positionen. Der Geschäftsverteilungsplan wird ebenso wie die Geschäftsordnung von der Verwaltung, für die er gilt, selbst erstellt und eventuell bei einer vorgesetzten Stelle genehmigt.

Kanzlei

Organisationseinheit innerhalb von Verwaltungen für die Herstellung von Ausfertigungen und ihre Absendung an die Adressaten, die z.T. auch die Ausformulierung der Texte für Ausgänge an Hand der Angaben der Referenten umfasst. Die Registraturen sind als ein verselbstständigter Teil der Kanzlei entstanden. Die heutigen Sekretariate entwickelten sich aus der Verteilung der Kanzleimitarbeiter innerhalb der Verwaltungsorganisation.

Konzept

siehe Entwurf

Mitzeichnung

Form der Beteiligung im Entscheidungsprozess. Sie wird mit einer Verfügung oft als Mitzeichnungsleiste verkürzt und auf Grundlage des Geschäftsverteilungsplans konzipiert. Auf einem von der federführenden Stelle vorgelegten Entwurf für ein ausgehendes Schreiben können die in der Verfügung aufgelisteten Stellen der Reihe nach oder in Sternverfahren die Bestätigung ihrer Kenntnisnahme oder Formulierungen von Änderungswünschen anbringen.

Mitzeichnungsleiste

Bestandteil der Verfügung, der die in einem Mitzeichnungsverfahren zu beteiligenden Stellen auflistet und der Reihe nach – von rechts nach links – abgezeichnet wird.

Organisationsplan (Organigramm)

Grafische Darstellung des Aufbaus und der Struktur einer Behörde. Der Organisationsplan bildet alle Organisationseinheiten ab und macht die Hierarchien und Beziehungen der Einheiten zueinander sichtbar. Er enthält in der Regel auch vereinfachte Angaben zu den Aufgaben und zur Leitung der Organisationseinheiten.

Paraphe

Abgekürztes Namenszeichen, besteht aus meist zwei bis drei (oft den ersten) Buchstaben des Nachnamens, manchmal auch aus einer Kombination aus Vor- und Nachnamen. Die Paraphe wird auf internen Papieren verwendet.

Paraphenverzeichnis

Zu einem bestimmten Stichtag angelegte, alphabetisch gegliederte Aufstellung von Vor-und Nachnamen, Vollunterschriften und Paraphen in einer Behörde.

Registratur

Räumliche oder funktionelle Institution für die Verwaltung von Schriftgut, in der Regel in laufende Registratur und Altregistratur unterschieden. In ersterer befindet sich das Schriftgut, das noch für die Bearbeitung gebraucht wird. Die Altregistratur verwaltet die Unterlagen, deren Bearbeitung abgeschlossen ist und die voraussichtlich nur noch selten zur Bearbeitung benötigt werden.

Reinkonzept

Besondere Form des Konzepts für ein ausgehendes Schreiben, das in der Regel der besseren Übersichtlichkeit und Lesbarkeit wegen angefertigt wird, wenn zu viele Änderungswünsche gegenüber dem ursprünglichen Konzept beigebracht wurden. Das Reinkonzept bedarf vor der Ausfertigung des Schreibens wiederum der Genehmigung durch die verantwortliche Stelle.

Reinschrift

Entstehungsstufe eines amtlichen Schreibens, meist auf Basis des genehmigten Konzepts oder Entwurfs vor der Ausfertigung/Beglaubigung. Teilweise werden Reinschriften auch ohne Angabe oder Entwurf direktschriftlich, etwa auf Diktat, erstellt. Musste die R. vor der Ausfertigung nochmals korrigiert werden, verbleibt sie in der Regel als Konzept-Ersatz bei den Akten der ausstellenden Behörde.

Sammlungsgut

Sammlungsgut umfasst zum einen Materialien, die unter einem bestimmten thematischen Gesichtspunkt von einem Archiv gezielt gesammelt wurden. Zum anderen bezeichnet Sammlungsgut privates Schriftgut, das außerhalb der Registraturen der Verwaltung des Archivträgers entstanden ist. Sammlungsgut beider Kategorien wird zumeist vom Archiv aktiv eingeworben und zeichnet sich durch seinen nichtamtlichen Charakter aus.

Sichtvermerk

Nachweis der Kenntnisnahme durch den in der Geschäftsordnung je nach Bedeutung des Eingangs festgelegten Leiter und ggf. die Leiter der nachfolgenden Ebenen, z.B. durch Paraphe oder Schrägstrich in der jeweils vorgesehenen Farbe.

Tagebuch

Analog oder elektronisch geführtes Verzeichnis, in dem die Registratur eingegangene Schreiben sowie eventuell einzelne Stationen ihres Verbleibs und ihrer Bearbeitung in chronologischer Folge festhält. Das Tagebuch wird auch als Geschäftstagebuch, Journal, Diarium und Registrande bezeichnet.

Verfügung

Instrument für die Ablaufsteuerung von Entscheidungsprozessen. Sie besteht aus schriftlichen Planungen über nachfolgend erforderliche Operationen in Form einer durchnummerierten Liste von Bearbeitungsschritten auf einem Schriftstück, etwa einem Aktenvermerk, einem Konzept oder einem Eingang. Nach Bestätigung der Erledigung eines Vorgangsschrittes durch den dafür zuständigen Bearbeiter mit seiner Paraphe und dem Datum wird der Vorgang zur nächsten Stelle weitergeleitet.

Für Verfügungen werden in der Regel Abkürzungen verwendet. Beispiele für Verfügungen sind die Zuschreibung (auf einen Bearbeiter), die zdA-Verfügung („zu den Akten“, nach Erledigung eines Vorgangs) oder die Wiedervorlage (Wv.).

Der Begriff Verfügung wird auch noch in anderer Bedeutung verwendet. So wird etwa die Weisung einer übergeordneten Behörde an eine nachgeordnete als Verfügung bezeichnet. Verfügungen sind verbindlich für die Empfänger.

Vermerk

Eine knappe, schriftliche, meist abgekürzte Notiz oder Anmerkung auf eingehenden, internen und ausgehenden Schriftstücken mit Bezug auf den Ablauf der Bearbeitung.

Daneben existiert die begriffliche Sonderform des Aktenvermerks. Ein Aktenvermerk ist ein internes Verwaltungsschriftstück ohne Weisungs- oder Entscheidungscharakter, das nach dem Prinzip der Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns über Nichtschriftliches informiert oder einen Sachstand unter bestimmten Aspekten zusammenfasst. Anlass kann beispielsweise die Verschriftlichung einer mündlichen Erledigung sein.

Vorgang

In der Terminologie der öffentlichen Verwaltung wird der Begriff in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet. In der so genannten Prozesssicht bezeichnet der Vorgang die konkrete Einzelmaßnahme einer Behörde im Rahmen der Umsetzung ihrer Aufgaben als kleinste operationalisierte Einheit mit einem angeschlossenen Arbeitsergebnis. In der Objektsicht umfasst der Vorgang die auf die Einzelmaßnahme bezogenen Dokumente, die bei der Durchführung der Maßnahme entstehen. Synonym für den prozessbezogenen Vorgangsbegriff wird in der heutigen Verwaltung der Begriff „Workflow“ verwendet, für den objektbezogenen oft irrtümlich der Begriff Akte.

Ein Vorgang ist ein Gliederungselement der Aktenbildung. Es handelt sich hierbei um die „unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft“ (Schatz, Behördenschriftgut) und damit die unterste Stufe der Aktenbildung. Der Vorgang kann aus einem einzigen Schriftstück bestehen, aber auch, abhängig von Umfang und Bearbeitungsdauer einer Angelegenheit, mehrere Aktenordner umfassen. Der Vorgang ist die Zusammenfassung eines Eingangs und der Folgeschriftstücke bis zur Büroverfügung, die den Geschäftsvorfall abschließt.

Zuschreibung

Schriftliche Auszeichnung von Eingängen als zur Bearbeitung durch die genannten Mitarbeiter bestimmt. Sie besteht in der Regel aus dem Namenskürzel oder Stellenzeichen im oder neben dem Eingangsstempel und wird bei der Eingangsbearbeitung angebracht.

Zuständigkeit

Bereich, auf den sich die Kompetenz einer Behörde oder Stelle erstreckt, nach Aufgabenart und nach regionalem wie organisatorischem Umfang. Sie ermöglicht die eindeutige Abgrenzung der Verantwortung zu anderen Stellen.

Innerhalb einer Behörde bestimmt der Geschäftsverteilungsplan die jeweiligen Zuständigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten und Mitarbeiter.

Der organisatorische Zuständigkeitsbereich eines Archivs erstreckt sich auf die Behörden und Stellen eines bestimmten Territoriums (Verwaltungssprengel), deren Unterlagen vom Archiv übernommen werden.

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Benutzte Literatur

Menne-Haritz, Angelika: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg 2000.
Reimann, Norbert (Hrsg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv, Münster 2014.
Schmid, Gerhard: Akten, in: Friedrich Beck/Eckart Henning (Hrsg.), Die archivalischen Quellen, Köln/Weimar/Wien 2003.
Terminologie der Archivwissenschaft, Archivschule Marburg, unter: http://www.archivschule.de/uploads/Forschung/ArchivwissenschaftlicheTerm... [Letzter Abruf: 06.01.2017].